De noodzaak van het samenstellen van een personeelshandboek

Om onduidelijkheden te voorkomen, is het noodzakelijk om een bedrijfsreglement samen te stellen én van toepassing te verklaren op de arbeidsovereenkomst. Een bedrijfsreglement (ook wel personeelshandboek genoemd) biedt werkgevers namelijk bescherming in een onverhoopte juridische procedure. 

In een arbeidsovereenkomst (danwel cao) worden in beginsel de zogeheten primaire afspraken tussen werkgever en werknemer vastgelegd (functie, loon en dergelijke). In een arbeidsovereenkomst is echter geen ruimte om (in detail) vast te leggen wat een werkgever belangrijk vindt voor een goede bedrijfsvoering. Wat er wordt verwacht van een werknemer, wat er wordt verstaan onder een goede samenwerking, hoe men met elkaar omgaat en wat het verzuimprotocol is worden benoemd, maar ook eventuele vergoedingen, zoals reiskosten en thuiswerkvergoedingen komen in dit handboek aan bod.

In dat document is echter geen ruimte om (in detail) vast te leggen wat een werkgever voor werknemers én het bedrijf van belang vindt voor een goede samenwerking en bedrijfsvoering. De ‘papieren rompslomp’ die soms wordt ervaren bij het opstellen hiervan, weegt echter niet op tegen de voordelen van een bedrijfsreglement. Voorkomen is beter dan genezen en met een bedrijfsreglement (personeelshandboek) voorkomt u een hoop misverstanden, onnodige fouten en problemen.

Bij het opstellen van een bedrijfsreglement kan er gebruik worden gemaakt van een basisdocument dat kan worden afgestemd op het bedrijf zelf. Het is verstandig om het reglement te laten controleren danwel te laten samenstellen door een advocaat om er zeker van te zijn dat er geen onjuistheden in staan en er (dus) geen spelregels worden geschonden. Maak van het bedrijfsreglement geen dik boekwerk en breng het op een positieve manier. Leg daarbij de nadruk op wat er verwacht én gewaardeerd wordt. Dat werkt motiverend en maakt dat werknemers de regels sneller accepteren en respecteren.

De volgende onderwerpen dienen in ieder geval aan de orde te komen in het reglement: 

1. Organogram: maak de bedrijfsstructuur overzichtelijk en geef aan wie welke verantwoordelijkheden heeft. 
2. Arbeidsvoorwaarden: in het bedrijfsreglement is ruimte voor een verdere uitwerking van, bijvoorbeeld, een vergoeding voor reiskosten en een eventuele thuiswerkvergoeding.  
3. Gedragsregels: leg – met een gedragscode – vast wat er wordt verwacht van werknemers en wat er gebeurt indien er sprake is van agressie, geweld danwel discriminatie. 
4. Veiligheid: leg vast welke regels in acht moeten worden genomen om veilig te (kunnen) werken én wat de procedures zijn bij calamiteiten. 
5. Privacy: maak afspraken over het ter beschikking stellen van een laptop danwel mobiele telefoon met betrekking tot privacy. Maak afspraken over het gebruik van internet en social media. Daarnaast dienen er voorschriften te worden gemaakt over wanneer (en op welke wijze) de apparatuur weer ingeleverd moet worden bij het einde van het dienstverband. 
6. Verzuim: maak een verzuimprotocol. 
7. Vakantie: maak duidelijk op welke wijze de vakantie-aanvraag wordt gedaan én hoelang de vakantiedagen geldig zijn. Let daarbij op het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. 
8. Verlof: beschrijf de soorten verlof. Denk daarbij aan zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof én zorgverlof. Maak duidelijk wanneer werknemer daarbij wel, deels danwel geen loon ontvangt. Wijk daarbij uiteraard niet ten nadele van werknemer af van de regelgeving. 

Zorg er ten slotte voor dat het reglement van toepassing wordt verklaard op de arbeidsovereenkomst én dat alle werknemers toegang krijgen tot de meest actuele versie van het personeelsreglement. Dan kan daarover later geen discussie ontstaan. Het is zonde als een bedrijfsreglement niet geldt. Tip: stuur één (1) keer per jaar een link van het (aangepaste) reglement aan werknemers. 

 Heeft u nog geen bedrijfsreglement of wilt u hulp bij het actualiseren ervan? Dan horen we graag van u. Bel naar 0181 760 076 of stuur een mail naar mrdornstedt@dornstedt.nl